Bestuurssecretaris
Functieomvang: 24-32 uur per week
Floreer is een stichting voor openbaar basisonderwijs en opvang in de Haarlemmermeer met 16 PO-scholen en 6 eigen BSO -locaties. Iedere dag krijgen ruim 4500 kinderen onderwijs op een Floreer school. Het is een organisatie waar kwalitatief en toekomstbestendig onderwijs en (zelf)ontwikkeling voorop staan. Floreer heeft veel verschillende onderwijsconcepten, waaronder Dalton, Jenaplan, Montessori, fulltime hoogbegaafd, cultuurmagneet en internationaal. Floreer vindt het belangrijk dat iedere medewerker al zijn talenten kan benutten, blijft ontwikkelen en het naar zijn zin heeft op het werk. De scholen liggen verspreid over de Haarlemmermeer en variëren qua grootte en onderwijsaanbod. Zo is er veel variatie in het werkveld. Met zo’n 500 medewerkers vormen zij een hechte eenheid. Het College van Bestuur van Floreer bestaat uit 2 leden.
De functie
De bestuurssecretaris ondersteunt en adviseert het College van Bestuur bij de integrale uitvoering van de bestuurlijke taken. Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van bestuurlijke besluitvormingsprocessen, onder andere via voorbereiding van bestuursvergaderingen en afstemming met de school- en locatiedirecteuren binnen Floreer. Voor hen ben je een sparringpartner op niveau. Je bewaakt ook de kwaliteit én de uitvoering van de stichtingsbrede planning en controlcyclus. Je overziet (de samenhang tussen) de verschillende dossiers, projecten en processen: de inhoud komt bij jou bij elkaar en je weet daarin processen en medewerkers te verbinden. Verder ondersteunt de bestuurssecretaris de Raad van Toezicht bij hun toezichthoudende taak en vervult, indien nodig, ook een adviserende rol en bevordert/bewaakt de informatievoorziening in de organisatie en bij de RvT en GMR. Vanuit je rol als ‘linking pin’ tussen de diverse gremia (bestuur, bestuursbureau, directeurenoverleg, GMR en RvT) ben je in dit alles goed toe in staat om overzicht te houden. Onder jouw hoede komen goede jaarplanningen en jaarverslagen tot stand en zijn statuten, protocollen en reglementen inhoudelijk en juridisch up-to-date. Je signaleert ook externe ontwikkelingen en vertaalt deze naar de impact op de organisatie. Je bent niet alleen een denker maar zeker ook een doener die goed in staat is om met details om te gaan zonder het overzicht uit het oog te verliezen. Daarnaast ben je in staat om op basis van je ervaring het college van bestuur en RvT gevraagd en ongevraagd te adviseren. Als organisator voel jij je thuis in een zelfstandige, signalerende en coördinerende rol. Ook ben je in staat om beleidskeuzes op een pragmatische manier te vertalen naar beleidsnotities. Dankzij jouw sociale en schriftelijke vaardigheden ben je in staat om anderen bij de beleids- en besluitvorming te betrekken. Mensen respecteren je om jouw deskundige inbreng en het behalen van resultaten.
Een greep uit de taken van de bestuurssecretaris
Bereidt inhoudelijk de vergaderingen voor van verschillende bestuurlijke overlegsituaties, neemt deel aan de vergaderingen en geeft desgevraagd toelichting op aan de orde zijnde onderwerpen;
Bewaakt correcte besluitvorming en bewaakt of de beleidsbesluiten in lijn zijn met de strategische doelen van de organisatie en/of de juiste inspraak- en adviesprocedures worden gevolgd;
Zet afgesproken actiepunten uit en bewaakt de voortgang hiervan;
Is verantwoordelijk voor bewaking van de voortgang van de procesrealisatie van het strategisch plan op stichtingsbreed niveau;
Is verantwoordelijk voor het doen uitvoeren en voor de voortgang van de bestuurlijke beleidscyclus;
Geeft in- en extern voorlichting en informatie over door het CvB genomen besluiten en onderhoudt hiertoe een netwerk van contactpersonen;
Coördineert de bestuurlijke en beleidsmatige overlegstructuur (agendavoering, verslaglegging en uitvoering);
Behandeling van klachten van klanten of ouders die zijn ingediend bij het college van bestuur en/of de Geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen.
Adviseren en ondersteunen zowel organisatorisch, strategisch, inhoudelijk als juridisch van het college van bestuur in de volle breedte;
Coördineren, voorbereiden en bewaken van beleids- en besluitvormingsprocessen (incl. jaarcyclus);
Initiëren, coördineren en bewaken van (complexe) projecten;
Meeschrijven aan beleidsnotities en (meerjaren) beleidsplannen;
Bewaken van de tijdsplanning van de acties en besluiten genomen door het college van bestuur en de raad van toezicht. Je voert daartoe zo nodig overleg met in- en externe betrokkenen;
Adviseren en bewaken van de governance eisen die gesteld worden aan de raad van toezicht en het college van bestuur;
Jouw achtergrond en competenties
Je hebt bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie en ervaring en/of affiniteit met bestuur en beleid in de onderwijs- en kinderopvangsector.
Academisch werk- en denkniveau (bij voorkeur bestuurskunde of rechten);
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Je bent een betrokken gesprekspartner van het bestuur;
Je bent een slimme en professionele generalist en een gestructureerde procesdenker;
Je beschikt over een analytisch vermogen, waarbij je om weet te gaan met tegengestelde belangen en de gestelde doelen weet te realiseren;
Je bent ondersteunend en dienstverlenend ingesteld en je toont ook vasthoudendheid;
Je beschikt over een strategische oriëntatie;
Je hebt een vlotte pen en bent in staat beleidsnotities en -voorstellen en andere communicatie-uitingen met en voor het bestuur te schrijven en te redigeren.
Je bent organisatiesensitief en mensgericht;
Inzicht in de bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen en taken binnen een onderwijsorganisatie;
Je vindt het geen probleem dat vergadering ook in de avonduren kunnen plaatsvinden, waarbij je het prettig vindt om flexibel met de werktijden om te gaan.
Wij bieden
Een boeiende en delicate functie op een strategische plek, waarin je fungeert als het geweten van de organisatie en hoeder van de governance(code). Je komt werken bij een dynamische organisatie met een informele en laagdrempelige cultuur. Je krijgt een contract voor 24-32 uur per week (nader overeen te komen) voor een periode van een jaar met de intentie tot een contract voor onbepaalde tijd. De functie is ingeschaald in schaal 12 CAO Primair Onderwijs (max. € 5.784 b/m) en bevat goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een eindejaarsuitkering.
De standplaats is Hoofddorp.
Geïnteresseerd?
De werving wordt verzorgd door Oleum+ en je kunt reageren tot 10 juni 2023. Verdere informatie over de vacature en de procedure kun je verkrijgen bij Milly Buys via 06 48 18 34 97, milly@oleumplus.nl of www.oleum plus.nl. Meer informatie over Floreer vind je op www.stichting floreer.nl.
