Bestuurssecretaris
Ben jij de verbinder, strateeg, regisseur die wij zoeken?
MBO Utrecht is een organisatie voor middelbaar beroepsonderwijs in Utrecht en omgeving. We bieden zo’n 50 verschillende opleidingen aan en hebben ongeveer 5.500 studenten en 550 medewerkers. In ons onderwijs staat de student centraal. We geven onze studenten meer dan een opleiding. We bieden ze een opstap naar een volwaardige rol in de maatschappij als vakman, werknemer en verantwoordelijke, zelfbewuste burger. Bij ons vinden studenten een inspirerende en levendige leer- en werkomgeving waar ze zich snel thuis voelen. Wij bieden kleinschaligheid die de betrokkenheid en verbondenheid bevordert. Daardoor komen ieders persoonlijke kwaliteiten optimaal tot ontwikkeling. Vanuit onze wortels in het interconfessionele onderwijs staan wij open voor studenten van alle levens- en geloofsovertuigingen. De kernwaarden die ons waardevol en onderscheidend maken voor studenten, medewerkers en andere doelgroepen zijn persoonlijk, verbonden en verantwoordelijk. MBO Utrecht zoekt een:
bestuurssecretaris/ manager bestuursbureau 0,8 – 1,0 FTE
Wij zijn op zoek naar een bestuurssecretaris ter ondersteuning van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. De functie van bestuurssecretaris wordt gezien als een belangrijke scharnierfunctie in de vertaalslag van de bestuurlijke beleid- en besluitvorming naar de dagelijkse operatie. De bestuurssecretaris beschikt over de senioriteit om op te treden als kritisch gesprekspartner, heeft gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en een goed ontwikkelde organisatiesensitiviteit. De bestuurssecretaris die wij zoeken past in de rol van een professionele en kwaliteitsbewuste partner in de governance van de organisatie.
De persoon die wij zoeken is dan ook een stevige secretaris die orde en overzicht kan scheppen en behouden en een gedegen bijdrage weet te leveren aan de kwaliteit van de besluitvorming. Bovendien een klankbord is voor het College van Bestuur en samen met hen en het MT de organisatie naar de volgende fase kan begeleiden.
Recent heeft MBO Utrecht haar nieuwe strategische koers vastgesteld, het is nu tijd om deze te implementeren en samen verder te bouwen aan een moderne, wendbare organisatie. In een omgeving die voortdurend in verandering is hebben wij behoefte aan een professional die zowel kan sturen als dienen en een stabiele en continue factor is. Essentieel hierbij is dat de bestuurssecretaris zowel een verbindende als een signalerende schakelfunctie vervult, ofwel: fungeert als een “oliemannetje”. Je dient hiertoe de informatiestromen op natuurlijke wijze te beheren, op analytische wijze strategische plannen weten te vertalen naar tactisch niveau, zowel verticale als horizontale afstemming weten te bewerkstelligen, je op natuurlijke wijze kunnen bewegen in alle geledingen van de organisatie en voelsprieten te hebben voor interne en externe ontwikkelingen die voor het College van Bestuur relevant zijn ter ondersteuning van beleid- en besluitvorming.
Sensitiviteit, eigenheid en een integere, toegankelijkheid en een belangstellende houding zijn in deze functie cruciale eigenschappen. De bestuurssecretaris wordt veel ruimte gegeven om zijn/haar rol in de volle breedte invulling te geven. Een belangrijk taakgebied is de inhoudelijke en procesmatige voorbereiding van de bestuurlijke overlegvormen. Ook de kwaliteit van de beslisdocumenten en de kritische besluitvormingsprocessen behoren hiertoe. De bestuurssecretaris bewaakt de consistentie van het organisatiebeleid, stuurt op de jaarplanning, signaleert wanneer er actie moet worden ondernomen en adviseert het bestuur hierover.
Belangrijk onderdeel van de werkzaamheden is het ondersteunen van de Raad van Toezicht in de uitoefening van haar werkzaamheden. De bestuurssecretaris adviseert met betrekking tot good governance, draagt bij aan een juiste inbedding en bewaakt de realisatie ervan. Ook bij zijn/haar taak ten aanzien van de Raad van Toezicht is het essentieel dat de bestuurssecretaris overzicht biedt, overleggen goed voorbereidt, de borging van de jaaragenda garandeert, gefundeerd adviseert en de Raad proactief wijst op relevante ontwikkelingen in de externe wereld. De bestuurssecretaris schakelt rechtstreeks met de voorzitter.
In deze brede bestuurssecretarisrol geef je bovendien leiding aan het bestuursbureau (secretariaat, MBO Utrecht brede projectleider(s). De vorming van het bestuursbureau is nog in ontwikkeling.
Als lid van het MT help je de lijnen uit te zetten en vertaal je samen de recent vastgestelde strategische koers naar de dagelijkse praktijk. Je externe rol heeft met name een regionale invulling: binnen diverse samenwerkingsverbanden kun je als contactpersoon de organisatie representeren, informatie uitwisselen en relaties versterken. Hiernaast houd je de maatschappelijke en sectorale ontwikkelingen bij, evenals wijzigingen in wet- en regelgeving, onderzoek en analyseer je deze en vertaal je deze naar voorstellen voor beleid, statuten en/of reglementen.
De functie valt rechtstreeks onder de voorzitter van het College van Bestuur.
Hoofdtaken en verantwoordelijkheden bestuurssecretaris:
je bent sparringpartner en klankbord en je faciliteert, adviseert en ontlast het College van Bestuur bij (strategische) beleidsontwikkeling;
je bereidt vergaderingen voor en geeft uitvoering aan besluiten;
Je regisseert het bestuurlijke besluitvorming- en adviestraject en bewaakt de kwaliteit van de beleidsvorming;
je weet maatschappelijke (juridische) ontwikkelingen om te zetten in helder en concreet beleid;
je bent ambassadeur van MBO Utrecht en je weet relevante interne en externe werkcontacten op te bouwen en professioneel te onderhouden;
je ondersteunt de Raad van Toezicht onder andere in de voorbereiding van vergaderingen;
je volgt de ontwikkelingen in de wetgeving en nieuw landelijk beleid, analyseert de consequenties hiervan en betrekt waar nodig het management;
je houdt de ontwikkelingen op het gebied van governance en compliance actueel;
je weet de verschillende belangen en tegenstellingen goed in te schatten en je speelt waar nodig een rol om tegenstellingen te overbruggen;
je maakt deel uit van het MT;
je treedt in voorkomende gevallen op als vervanger van het CvB.
Hoofdtaken manager Bestuursbureau
je draagt zorg voor eenduidige en uniforme informatie en communicatie binnen het bestuursbureau met de andere organisatieonderdelen en externe instanties;
je weet het bestuursbureau zodanig te positioneren dat de samenwerking tussen onderwijs en dienstverlening effectief wordt vormgegeven;
je geeft op een coachende en een ontwikkelgerichte wijze leiding;
je zorgt voor een goede werksfeer waar de medewerkers het maximale uit zichzelf en hun collega’s weten te halen.
Wat neem je mee?
academisch denk- en werkniveau;
kennis van en ervaring met bestuurlijke verhoudingen, organisatiestructuur en processen;
je bent gewend om te acteren op bestuurlijk niveau en bent bekend met de governance in complexe organisaties;
leidinggevende ervaring;
resultaatgerichtheid, initiatiefrijk, plannen & organiseren, stressbestendigheid en je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken;
Wat bieden we jou?
een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
inschaling is in overeenstemming met de zwaarte van de functie en is mede afhankelijk van opleiding en ervaring;
een goede werk/privé balans (ruime vakantieregeling, mogelijkheid tot betaald ouderschap, mogelijkheden tot thuiswerken);
uitstekende pensioenregeling via ABP;
zelfstandige en maatschappelijk relevante en diverse functie;
scholings- en ontwikkelmogelijkheden.
Informatie en solliciteren
Je kunt je sollicitatiebrief en CV richten aan Milly Buys van werving en selectiebureau Oleum+: milly@oleumplus.nl. Zij is ook bereikbaar als je behoefte hebt aan meer informatie op 06 48 18 34 97. Reageren kan tot en met dinsdag 21 februari 2023. De vacature wordt gelijktijdig intern en extern uitgezet. Interne kandidaten hebben voorrang boven externe kandidaten als zij voldoen aan het profiel. We vragen sollicitanten de volgende data vrij te houden in hun agenda voor gesprekken in Utrecht:
1e ronde: maandag 6 maart, 13.30 – 16.00 uur;
2e ronde: maandag 13 maart, 17.30 – 21.00 uur
3e ronde: dinsdag 21 maart, 13.30 – 15.30 uur
