Bestuurssecretaris
De Stichting Het Rijnlands Lyceum biedt primair en voortgezet onderwijs aan in de regio Leiden en Den Haag. Aan Het Rijnlands zijn vijf scholen voor voortgezet onderwijs en drie scholen voor primair onderwijs verbonden. Met meer dan 7300 leerlingen en 1100 medewerkers zijn wij een middelgrote onderwijsorganisatie.
De drie scholengemeenschappen in Wassenaar, Oegstgeest en Sassenheim bieden onderwijs aan variërend van mavo (vmbo-tl) tot gymnasium. Van oudsher kenmerkt Het Rijnlands zich door het internationale onderwijsaanbod, inclusief tweetalig onderwijs. Rijnlands Lyceum Oegstgeest International School en het Rijnlands Lyceum Wassenaar International School bieden internationaal voortgezet onderwijs aan. De International School of The Hague en de European School The Hague Rijnlands Lyceum bieden internationaal basis en voortgezet onderwijs aan. Inmiddels volgt meer dan de helft van de leerlingen niet-Nederlandse curricula.
Bestuursbureau
Het bestuursbureau is onderdeel van Stichting Het Rijnlands Lyceum en heeft ongeveer 40 medewerkers verdeeld over de afdeling Bedrijfsvoering en de afdeling HR. Beide afdelingen worden aangestuurd door een manager en beide managers rapporteren rechtstreeks aan de voorzitter College van Bestuur.
De medewerkers verzorgen de centrale processen voor het College van Bestuur (CvB) en de scholen. Verder ondersteunen en adviseren zij met name de leiding van elke school bij hun taken op het terrein van HR, finance & control, facilitaire zaken, ICT, inkoop en huisvesting. Het bestuursbureau is centraal gevestigd in Leidschendam-Voorburg, het werkgebied van de Stichting en is goed bereikbaar met openbaar vervoer en per auto. Medewerkers van het bestuursbureau kunnen flexibel werken in dit kantoor, op de scholen of thuis.
Het Rijnlands heeft een CvB bestaande uit één persoon. Door het uiterst gevarieerde, deels internationale onderwijsaanbod is de organisatie complex. Het belang van governance en kwaliteitszorg is de laatste jaren behoorlijk toegenomen. Gezien de complexiteit, de omvang van het CvB en het belang van governance is beleidsmatige ondersteuning van de voorzitter CvB gewenst. Het betreft een nieuwe functie.
Governance
Het bestuur van Het Rijnlands ligt bij de voorzitter van het CvB. De Raad van Toezicht (RvT) oefent intern toezicht uit. De RvT vergadert vier keer per jaar regulier. Dat geldt ook voor beide Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraden (PO en VO). In alle bijeenkomsten functioneert de voorzitter van het CvB als bestuurder in het overleg.
Het interne werkveld bestaat verder uit een directieberaad met alle rectoren, directeuren en stafmanagers (eens per 5 weken) en parallelle directie-overleggen met PO, respectievelijk VO (eveneens elke 5 weken).
Met beide stafmanagers vindt tweewekelijks stafoverleg plaats. RvT, GMR- en, directieberaad en overleggen worden in hoge mate nu voorbereid door de voorzitter van het CvB.
Voertaal is meestal Nederlands en waar nodig Engels.
Functiebeschrijving Bestuurssecretaris
Context
De bestuurssecretaris is de schakel tussen CvB, RvT, GMR en externe stakeholders en ondersteunt en adviseert het CvB bij de ontwikkeling, optimalisatie én uitvoering van strategisch beleid. Er is directe samenwerking met de stafmanagers HR en bedrijfsvoering vanwege de beleidsvoorbereiding en -uitvoering. De stafmanagers rapporteren aan het CvB. De bestuurssecretaris draagt zorg voor de beleidsmatige ondersteuning van de scholen in relatie tot het (strategisch) bestuursbeleid en werkt hiervoor samen met de directies van onze 8 scholen en beide stafmanagers. De bestuurssecretaris werkt samen met de medewerkers van het bestuursbureau. Ter ondersteuning van zijn taak werkt de bestuurssecretaris nauw samen met de directiesecretaresse en geeft leiding aan deze medewerker.
Werkzaamheden
Adviseren College van Bestuur
Ondersteunt en adviseert het CvB bij de ontwikkeling, optimalisatie en uitvoering van het strategisch beleid en bewaakt de integraliteit van de bestuurlijke agenda;
Adviseert en ondersteunt het CvB en de stafmanagers bij de voorbereiding, uitwerking en uitvoering van het strategisch beleid, verricht hiertoe analyses en stelt rapportages op;
Stelt namens het CvB uitgaande brieven en notities op;
Ondersteunt het CvB bij werkzaamheden in relatie tot de Onderwijsinspectie, audits en visitaties;
Stelt analyses en rapportages op rondom kwaliteitszorg en in het kader van de P&C- cyclus, werkt hierbij samen met de controllers binnen de organisatie;
Is een inhoudelijke sparringpartner, klankbord en vertrouwenspersoon van het CvB;
Signaleert proactief interne kwesties alsmede externe ontwikkelingen die voor het CvB, de stafmanagers en/of directeuren/rectoren van belang kunnen zijn.
Het inhoudelijk voorbereiden van overleg- en besluitvormingsprocessen
Is verantwoordelijk voor het organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden van diverse bestuurlijke overleg- en besluitvormingsprocessen en draagt daartoe zorg voor het verzamelen/doen opstellen van vergaderstukken en achtergrondinformatie;
Doet de inhoudelijke voorbereiding en ziet toe op correcte verslaglegging, goede actielijsten en opvolging van alle acties voor de diverse vergaderingen van directies, staf en medezeggenschap;
Bewaakt en bevordert de inhoudelijke kwaliteit van de voorbereiding o.a. ten aanzien van de samenhang, beoordeling risico’s en consistentie in het licht van geldende procedures, bestaande afspraken, prioriteiten, maatschappelijke en politiek gevoeligheden, etc. en legt verbindingen tussen deelnemers en gremia, verstrekt informatie over uitkomsten, bewaakt de uitvoering van actiepunten;
Stuurt en bewaakt de interne procesgang en deadlines van beleidsdocumenten en notities met het doel om bij te dragen aan adequate besluitvorming en realisatie van de doelstellingen van de organisatie;
Bewaakt en bevordert de inhoudelijke kwaliteit van de door de RvT en GMR-en gewenste (bestuurs-)informatie, in afstemming met het CvB en de controller.
Governance en juridisch advies
Ziet toe op de volledigheid, geldigheid en toegankelijkheid van documenten waarin de juridisch/ bestuurlijke structuur van de stichting en de aan organen en functionarissen toegekende bevoegdheden zijn vastgelegd;
Bewaakt (mede) de governancestructuur van de stichting en ziet toe op het naleven van de wetgeving inzake ‘Goed bestuur’, de code ‘Goed bestuur’, de kernwaarden van de stichting, strategische doelen en de daarop gebaseerde interne documenten;
Volgt en analyseert ontwikkeling op het gebied van relevante wet- en regelgeving en vertaalt bevindingen naar adviezen en beleid voor het CvB;
Zorgt voor afstemming van het ‘compliance management’ op de P&C-cyclus;
Is verantwoordelijk voor de afwikkeling van bestuurskundige en juridisch-bestuurlijk vraagstukken (waaronder medezeggenschapsaangelegenheden, afwikkeling van klachten).
Beleidsmatige ondersteuning
Coördineert de totstandkoming en vaststelling van bestuursdocumenten, zoals bestuursverslag, jaarplan, strategisch beleidsplan en levert daaraan zelf bijdragen;
Draagt zorg voor de periodieke monitoring van het jaarplan;
Draagt (mede) zorg voor de beleidsinhoudelijke en programmatische afstemming en samenhang tussen uiteenlopende projecten;
Draagt, waar wenselijk, zorg voor de beleidsmatige ondersteuning van de directies in relatie tot het stichtingsbeleid;
Formeert en neemt deel aan werk- of projectgroepen ter behandeling van ad hoc vraagstukken;
Onderhoudt contacten met diverse interne en externe gremia om te overleggen over agendavorming, af te stemmen en belangentegenstellingen te overbruggen;
Bouwt en onderhoudt een eigen netwerk met regionale en landelijke partijen (w.o. andere besturen, samenwerkingsverbanden, gemeenten, VO- en PO-raad, Ministerie) om af te stemmen, te beïnvloeden en informatie te delen;
Ondersteunt het CvB bij diverse taken en voert in opdracht van het CvB beleids- en projectopdrachten uit.
Geeft leiding aan het secretariaat
Coördineert en is verantwoordelijk voor de werkzaamheden van het secretariaat;
Is belast met de personeelszorg, waaronder coaching en aansturing, voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en het op peil houden en bevorderen van de deskundigheid in het secretariaat.
Functie-eisen
Afgeronde WO-opleiding, bij voorkeur een bestuurlijke of juridische richting;
Afhankelijk van vooropleiding: een aanvullende gerichte opleiding Bestuurssecretaris afgerond of bereid deze te gaan volgen;
Senioriteit op basis van werkervaring op strategisch niveau in een complexe bestuurlijke omgeving;
Relevante ervaring opgedaan in not-for-profit (affiniteit met onderwijs en kwaliteitszorg is een pré);
Kennis van bestuurlijke en bedrijfsvoeringsprocessen in brede zin en het vermogen om te denken vanuit organisatiekundige modellen en bedrijfsmatige principes;
Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
Kennis van en ervaring met projectmatig werken;
Vaardig om snel, grondig en gedegen ambtelijke stukken te doorgronden;
Bij voorkeur kennis van de Code Goed Bestuur, de WMS en de WVO/WPO.
Competenties
Generalistisch
Hands-on mentaliteit
Zelfstarter/ pionier
Bestuurlijke, politieke en organisatiesensitiviteit
Pro-activiteit
Samenwerkend organiseren
Onderzoekend, analytisch en nieuwsgierig
Vernieuwende denker
Beschouwend – grondig - bedachtzaam
Punctueel en tijdig
